طلاب جامعات الجزائر
هل تريد التفاعل مع هذه المساهمة؟ كل ما عليك هو إنشاء حساب جديد ببضع خطوات أو تسجيل الدخول للمتابعة.

كيفية اتخاذ القرارات

اذهب الى الأسفل

كيفية اتخاذ القرارات Empty كيفية اتخاذ القرارات

مُساهمة من طرف سطوف عبد الباسط الثلاثاء يوليو 01, 2008 4:01 pm

الحمد لله رب العالمين ؛ وصلى الله وسلم وبارك على نبينا محمد وعلى آله وصحبه ؛ وبعد : فالمشكلات الإدارية حدث دائم متكرر مصاحب للأعمال ولا يكاد ينفك منه عمل قائم البتة ، ولذا أحببت المشاركة بهذا الموضوع عن المشكلات الإدارية وكيفية علاجها بالقرارات الناجعة المثمرة ؛ فأقول مستعيناً بالله :

# مدخل :

ماهو آخر كتاب قرأته في الإدارة ؟ ومتى ؟qماهي آخر دورة إداريةqحضرتها ؟ ومتى ؟ماذا تتوقع أن تقرأ في هذا المبحث ؟qهل لديك مشاكل فيqالعمل ؟ما هي آخر مشكلة ساهمت في حلها ؟q

# ماهو الهدف من طرح هذا الموضوع ؟
1. بيان الطرق المنهجية للتعامل مع المشاكل:وإذا فقدنا المنهجية غرقنا في الهمجية !
2. التخفيف من حدة الذعر وهول الدهشة الناتجين عن حدوث المشاكل : فرباطة الجأش مطلوبة ؛ ويجب على القائد أن يتعامل مع الأمور الصعبة وكأنها أحداث طبعية .
3. توضيح الإيجابيات المستفادة من المشكلات:وسيأتي بيانها .
4. التأكيد على ضرورة الصراحة والدقة والوضوح في التعامل مع المشكلات.

# أين يقع حل المشكلات واتخاذ القرارات في خريطة العمليات الإدارية ؟

العمليات الإدارية هي :

أولاً : التخطيط : ويشمل وضع الأهداف والمعايير ورسم السياسات والإجراءات وإعداد الموازنات وكتابة الجدول الزمني .

ثانياً : التنظيم : ويشمل الهيكل والمهام والعلاقات ثم اختيار المناسبين لشغل المناصب .

ثالثاً : التوجيه والإشراف : ويشمل التحفيز والقيادة والاتصال
.
رابعاً :الرقابة : وتشمل تحديد المعايير الرقابية وقياس الأداء وتشخيص المشكلات وعلاجها بالقرارات الصائبة .


ما معنى المشكلة لغوياً ؟

تدور معاني " شكل " في اللغة على الاختلاط والتشابه .

# تعريف المشكلة:

هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى؛ وهي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.

# مكونات المشكلة :
1. المشكلة : الوضع الموجود وصفاً وأسباباً .
2. الحل : الوضع المنشود مع تصوره وحصر منافعه . " الوظيفة الحقيقية للحل هي أن يؤدي إلى نتائج إيجابية مع استمرار نفس المدخلات التي كانت تؤدي لنتائج سلبية فالخطأ في حل مسألة رياضية لا يسوغ تغييرها وتبديلها . حاول دائماً التركيز على الحل والخروج من سياق ذهنية المشكلات حتى تحافظ على الروح الإيجابية ولا تقع في مصيدة السلبية .
3. الطريق من المشكلة للحل : آليات التنفيذ .

# أنواع المشاكل:

مشكلات في التنفيذ:وهي الانحراف عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص.
مشكلات في الإنجاز: وهي ما يمنع من الوصول إلى وضع أفضل.

# تقسيمات أخرى:

متفاقمة –wمتلاشية – ثابتة.
مفاجئة – متوقعة .wمتكررة – نادرة .wجماعية –wفردية .
حديثة – قديمة .wوتكمن أهمية التقسيم في تحديد استراتيجية التعامل مع المشكلة .

# مقدمات مهمة عن المشكلات الإدارية:
1. لا تتصرف من فورك إلا في الأزمات الخطيرة.
2. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت والجهد ويساهم في خلق مشكلة جديدة.
3. قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل !
4. إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم، وإنّما نظرتهم لها.
5. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً.
6. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !
7. وازن بين الفعل التكيفي " لتهدئة الآثار " وبين الفعل التصحيحي " التوصل إلى حل ".
8. يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه.
9. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك.
10. تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها: وهذه تحتاج إلى نقد الذات وإشاعة ثقافة الحوار والنقد البناء بين العاملين .
11. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته.
12. لا تقفز مباشرة إلى الحل.
13. لا يكن البحث عن كبش فداء أهم من حل المشكلة.
14. ميز بين أخطاء الأفراد وأخطاء النظام.
15. اسأل دائماً عن المظاهر والحقائق وليس عن المشاعر والأحاسيس.
16. كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل والاتجاه نحو التضخم.
17. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة؛ بل عدّة أسباب متداخلة.
18. فجوة الأداء هي الفرق بين ما ينبغي فعله وبين الواقع الفعلي للعمل!
19. لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها !
20. نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي والتحليلي .
21. إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها.. لا في قضبانها !
22. لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله: الصاعد والنازل والبيني : ويعد الفشل في الاتصال وباء الإدارة المعاصرة ؛ وينسب 85 % من النجاح في العمل إلى مهارات الاتصال .
23. حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق وليس عاطفة: ومن سمات العاطفة الانفلات والجموح فلا مكان لها في حل المشكلات.
24. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها : وعلم المستقبل من العلوم التي لم تحظ بعناية المسلمين ولذا نعاني من " صدمة المستقبل " ومن " توالي الضربات والمحن " .
25. العمل على تحقيق أهداف دائمة يستلزم عقد لقاءات منظمة لحل المشاكل وتوثيق المعلومات المتعلقة بحل المشاكل لمنع تكرار حدوثها.
26. يجب إطلاع المسؤول الجديد على مشاكل العمل وحلولها، ويجب على المدير الإطلاع بشكل دوري على ملف المشكلات.

# المشكلة فرصة ثمينة !:المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو:

الفرصة ! # فرصة.. لماذا ؟
إيجاد حل جديد وعدة حلولvأخرى بديلة لكل مشكلة.
اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية.vاستمرارية اvلبحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.
تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مماvيعزز روح الفريق الواحد.

# كيف تدرك المشكلة ؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق.
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي.
4. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.

# حال الناس مع المشاكل:
• النفي أو الغفلة: تتراكم.
• التضخيم والتهويل: اليأس.
• الاعتدال والتوسط: الحل.

# أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتهاn؟ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟nما مدى أهميّة المشكلة ؟nوبالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .

# الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات:

* لا تفعل شيئاًً :
1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .
2. إذا كانت آثارها ضعيفة .
3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .

* معالجة الآثار :
1. عندما نتوقع زوال السبب .
2. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .
3. عندما يكون السبب خارج السيطرة .

* مراقبة الوضع فقط :
1. إذا كانت غير ملحة .
2. إذا بدأت بالتلاشي .
3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .

* معالجة المشكلة:
1. إذا كانت خطيرة .
2. إذا كانت متفاقمة .
3. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا.

# من أسباب عدم مواجهة المشكلة :
1. الجهل بحدوثها.
2. الارتياح.
3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .
4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .

# أخطاء في تحديد المشكلات :

تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرةüواحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو وليس تضخيمه .
الاعتماد على المشاعر دونüالحقائق .
القفز مباشرة إلى الأسباب والحلول .üالاختلاف حول معيار الأداءüالقياسي : ومن أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .
التركيز على الأسباب الخارجيةüفقط . " وإن تصبروا وتتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .
إغفال مشاركة المستوياتüالإدارية القريبة من تنفيذ العمل .

# أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات :

ماهي المشكلة ؟أين المشكلة ؟ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟ماذا ومن تعني المشكلة ؟متى حدثت / تحدث المشكلة ؟ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يختلف ؟هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟ماهو الوضع الطبيعي ؟أين الوضع الطبيعي ؟ماهي السمات المميزة للوضع الطبيعي ؟ماذا ومن لا تعنيه المشكلة ؟متى لا تحدث ؟

# أدوات مهمة في حل المشكلات :أين توضع هذه الأدوات ؟؟؟ضعها في متناول يدك .
الأدوات هي :من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟

# من الذي يدعى لحل المشاكل ؟:لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي :
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها .
2. صاحب خبرة للمشورة والرأي .
3. جيد التدريب والمهارة .
4. ملتزم بالتنفيذ .
5. من يراد تدريبه وتهيئته .

# الحل الجماعي : إيجابيات وسلبيات :ا

لإيجابيات :
1. تنوع الأفكار وتلاقحها .
2. تعدد مصادر المعلومات .
3. أقل تحيزاً . حيث تنتفي الدواعي الشخصية .
4. فرصة للتواصل والتدريب .
5. الالتزام العالي بالأداء .
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة . بسبب مشاركة عدة عقول في الحل والاختيار .
7. مشاركة عدة مستويات إدارية . فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .

السلبيات :
1. إغفال تسجيل الأفكار .
2. التنافس المنفر .
3. المواكبة والمجاراة . بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي . انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .
5. المقيدات الزما نية والمكانية .
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .

# أسباب الفشل في حل المشكلات :
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمورالقبعة الحمراء = الانفعال والحدس والتفكير الفطريالقبعة السوداء = الحذر والتشاؤم والتفكير السلبيالقبعة الصفراء = الممكن والمنطق الإيجابيالقبعة الخضراء = الأفكار الجديدة والتفكير الخلاقالقبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار .
7. مقاومة التغيير .
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم .

# أهمية المعلومات لحل المشكلات :المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة .vلاvبد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .
توقيت الحصول على المعلومة مهم .vيجبvأن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة .
شرعية طريقة الحصول على المعلومةv .
لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة .

v# أنواع المعلومات: خارجية وداخلية .

# مصادر المعلومات :المصدر البشري .vالبيانات الاوليةvوالثانوية والتاريخية .
البيانات الوصفية والكمية .vالتنبؤات والتوقعاتvواستشراف المستقبل .
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها .

# أدوات تحليل المعلومات :سمكة إشيكاوا: حيث تكتبqالمشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً .
خرائط الزمن : من خلال رسم بيانيqيتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يتعرف على الأسباب .
خرائط الإجراءات:لتحديدqمكمن الخلل فيعالج .

# خطوات تحليل المشكلة:
1- تعريف المشكلة وتمييزها. " المشكلة المعرفة جيدا هي مشكلة نصف محلولة .
2- تحليل المشكلة : أسبابها ؛ماذا نريد ؟هل تؤثر على أهدافنا ؟ ..
3- إعداد قائمة بالحلول ( طريقة العصف الذهني ) .
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادىء : الحرية في طرح الأفكار ؛ يمكن البناء على فكرة مطروحة ؛ عرض الأفكار دون نقد ؛ الكم الكثير يولد الكيف المتميز . ثم تمحص الأفكار ويحذف المكرر و يختار المناسب منها ويقارن بينها
.
4- تقييم الحلول (حسب المعايير) . " الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية ، التكلفة ، المخاطر : هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة ( تقييم الخطر النازل ) ، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية ، مستوى القبول للقرار .
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول .

5- تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار . " الايجابيات والسلبيات ( النوع لا العدد ) ، الإجماع الحقيقي ؛ التصويت ( بنوعيه : إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من 10 مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب )

6- وضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ . " لأنه إحداث تغيير ، توقع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها ، ناقش الأفراد التفيذيين فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه .

7- المتابعة والتقييم : . " تابع التنفيذ ولا حظ مؤشرات النجاح أو الفشل ، اعترف بالقرار السيء ؛ عند الحاجه الدائمة للقرار اجعله سياسة ، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها ، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك .

# هل وجود المشكلات يعد مشكلة ؟!:هل وجود المشكلات يعد مؤشراً سلبياً على العمل ؟
*مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد .
*إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما .
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.

# الخاتمة :يبقى التنظير أمراً ماتعاً ويكمن التحدي في التنفيذ والتطبيق .
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته .
سطوف عبد الباسط
سطوف عبد الباسط
مدير الموقع
مدير الموقع

ذكر عدد الرسائل : 405
تاريخ الميلاد : 28/09/1986
العمر : 37
جامعة : بسكرة
تخصص : master audit comptable
قسم : lmd
تاريخ التسجيل : 10/04/2008

https://www.facebook.com/s.abdelbasset

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

كيفية اتخاذ القرارات Empty رد: كيفية اتخاذ القرارات

مُساهمة من طرف سطوف عبد الباسط الثلاثاء يوليو 15, 2008 8:03 am

أتمنى الإستقادة من هذا الموضوع
سطوف عبد الباسط
سطوف عبد الباسط
مدير الموقع
مدير الموقع

ذكر عدد الرسائل : 405
تاريخ الميلاد : 28/09/1986
العمر : 37
جامعة : بسكرة
تخصص : master audit comptable
قسم : lmd
تاريخ التسجيل : 10/04/2008

https://www.facebook.com/s.abdelbasset

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

الرجوع الى أعلى الصفحة

- مواضيع مماثلة

 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى