تحليل وتصميم نظام محاسبي -1-

ظام المعلومات المحاسبية

تحليل وتصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية تهدف الدراسة في هذا الفصل توضيح الأهمية المتزايدة للمعلومات بصورة عامة والمعلومات المحاسبية بصورة خاصة في الوحدة الاقتصادية وضرورة تصميم نظام يحكم إنتاج تلك المعلومات وفق منهج معين يتفق مع إمكانيات واحتياجات الوحدة الاقتصادية منها ، إضافة إلى توضيح متطلبات عملية التصميم وما يجب على مصمم النظام مراعاته من قواعد ومبادئ معينة بهدف إنشاء نظام فاعل وكفوء في الوحدة الاقتصادية . وعليه ، يتطرق الموضوع الى أهمية تصميم و تحليل و تصميم نظام المعلومات المحاسبية .
أهمية تصميم نظام المعلومات المحاسبية . . إن أي وحدة اقتصادية هي في حاجة دائمة ومستمرة إلى المعل و مات لكي تضمن البقاء والاستمرار في مزاولة نشاطاتها وتحقيق الأهداف التي تبغيها. وقد ازدادت أهمية المعلومات في الوقت الحاضر أثرها تشكل ركنًا أساسيًا ومهمًا من أركان الوحدة الاقتصادية ، وأخذ يوصف تدفقها بأنه يعادل في أهميته تدفق الدم في الجسم الإنساني. ويمكن إجمال العوامل التي أدت إلى زيادة أهمية المعلومات في الوحدة الاقتصادية بالآتي :
1. النمو في حجم الوحدة الاقتصادية : إن ازدياد حجم غالبية الوحدات -من حيث ازدياد وتنوع العمليات التي تحدث فيها- قد أدى إلى حدوث واضح في : عدد العاملين الذين يعملون فيها ، عدد العملاء الذين يتعاملون معها ، ازدياد رؤوس الأموال المستثمرة فيها ، تعدد الجهات ذات المصلحة المشتركة فيها ، الأمر الذي يؤدي إلى ضرورة إنتاج المعلومات وتقريرها بصورة مستمرة ودائمة.
.2ازدياد قنوات الاتصال في الوحدة الاقتصادية : إن تعدد وتعقد العمليات التي أصبحت ت م ارسها غالبية الوحدات في الوقت الحاضر أدت إلى ضرورة تقسيم العمل فيها ضمن اختصاصات معينة يتعلق كل منها بمستوى إداري محدد ، الأمر الذي أدى إلى ضرورة وجود وازدياد قنوات الاتصال بين بعضها البعض لأغراض التنسيق بين مختلف الأعمال الضرورية ، وبما يعني ضرورة توفير المعلومات بصورة راسية وأفقية وتبادلها مع بعضها البعض.
. تعدد أهداف الوحدة الاقتصادية . : لم يعد هدف الوحدة محصورًا في الوقت الحاضر بتحقيق اكبر ربح ، بل تعددت أهدافها أثرها لتشمل خفض التكاليف ومنع الإسراف وتحسين الإنتاجية.
4. التأثر بالبيئة الخارجية . : من الواضح أن الوحدة الاقتصادية تتأ ثر بالبيئة التي تعمل في نطاقها وتؤثر بها ، وقد ازدادت هذه العلاقة في الوقت الحاضر نتيجة لكثرة التغيرات التي يمكن أن تحدث في البيئة والناتجة عن تغير الظروف التكنولوجية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية في الدولة ، وما يحدث بينها من تغيرات تؤثر في القرارات و السياسات التي تتبعها الوحدة الاقتصادية ، وعلى إدارة الوحدة أن تكون على دراية كافية بهذه الظروف وما يحدث فيها من تغيرات حتى يمكن أن تتخذ الخطوات الضرورية لملائمة عملياتها ونظامها لتتماشى مع هذه التغيرات وتلك الظروف ، ولاشك أن ذلك يتطلب قدرًا كبيراً من المعل و مات التي يجب أن تتوافر عنها.
ومن خلال ما تقدم يتضح أن وجود المعلومات في أي وحدة اقتصادية قد اصبح أمرًا ضروريًا ، ولكنه -حتمًا-ليس كافيًا لحل جميع المشكلات التي تواجهها الوحدة إن لم توضع تلك المعلومات في "نظام" يمكن من خلاله الحصول على أية معلومات لازمة وضرورية في الوقت المناسب وبالقدر المناسب ، حيث أن وجود نظام للمعلومات سوف يحدد جودة المعلومات (الجيد والسيئ منه ا) لكي تستفاد الوحدة من المعلومات الجيدة عندما يمكن النظام طالب المعلومات من استرجاعها فور الحصول عليها، الأمر الذي لا يؤدي إلى ضياع خبرات الوحدة الاقتصادية وتجاربها.
وتحتل المعلومات المحاسبية موقعًا هامًا وأساسيًا في أي وحدة اقتصادية ، ولذلك توصف بأنها "العينين التي ترى بهم ا" حيث إنها تبين –في أي وق ت - أين تقف الوحدة الاقتصادية وفي أي اتجاه تسير ، كما يجب أن تعطي صورة واضحة و د قيقة وتفصيلية عن الموقف الاقتصادي للوحدة الاقتصادية . كما أن المعلومات المحاسبية تمثل عاملا هامًا من عوامل نجاح متخذ القرار من حيث أنها تؤثر في توقعاته بالنسبة للأحداث القادمة وتوضيح رؤيته وتحسين أو تنمية إدراكه بالقوى التي تؤثر في موقف معين ، إضافة إلى أنها تؤدي إلى زيادة فاعلية تحركه لكي يكون قادرًا على عملية الاختيار بين البدائل (اتخاذ القرار) .
ونظرًا لأهمية المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن يصمم نظامًا يقوم بإنتاجها وتحديد الجيد منها لتقديمه إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد منه وبالكمية المطلوبة ، وفي الوقت المناسب وبما يتلاءم مع الاحتياجات المختلفة ، حيث أن الذاكرة البشرية تكون قاصرة عن الاحتفاظ بالكمية الهائلة من البيانات والمعلومات التي تحدث وتنتج في الوحدة الاقتصادية واسترجاعها في الوقت المناسب... وعليه فإنه إذا ما تم تصميم نظام للمعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية فإنه سوف يؤمن العلاقة بين كل من مراكز القرارات في الوحدة الاقتصادية ومراكز التنفيذ ، وذلك عن طريق الحصول على البيانات من الأقسام التشغيلية المختلفة وتشغيلها بما يتلاءم مع حاجة متخذي القرارات، وبالتالي تشغيل القرارات الإدارية المتخذة (كمدخلات جديدة) وإنتاج المعلومات التي يمكن أن تستفاد منها كافة الجهات (الداخلية والخارجية) .
إضافة إلى ذلك فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية سوف يعمل على تحقيق الآتي:
.1تشغيل البيانات التي تنتج عن الأحداث الاق تصادية في الوحدة لإنتاج المعلومات اللازمة للجهات التي يهمها أمر تلك الوحدة ، على أن يتم ذلك في ظل تحقيق اقل تكلفة وأكبر منفعة ممكنة.
2. تحقيق الرقابة الداخلية على جميع العناصر المادية في الوحدة..... 3 . إنتاج وتقديم التقارير والقوائم المالية اللازمة لكافة المستفيدين ، بالدقة المطلوبة وفي الوقت المناسب والكمية المناسبة .... 4. تحديث البيانات أو ًلا بأول عن طريق خزنها وتصنيفها حسب الحاجة إليها . .

تحليل نظام المعلومات المحاسبية .
تمثل عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الأسس المهمة للوحدة الاقتصادية عندم ا ترغب بدراسة النظام القائم أو تعديله أو تطويره ، حيث أن عملية تصميم نظام المعلومات لا تقتصر على تصميم جديد للنظام فقط ، أصبحت قد يشمل تعديل أو تطوير النظام القائم ، مما يعني انه يلزم تحليل نظام المعلومات المحاسبية قبل تصميمه في الوحدات الاقتصادية القائمة والتي تمارس نشاطها الاقتصادي بصورة فعلية.
وتعرف عملية تحليل النظام –بصورة عامة - بأنها "عملية تجزئة الكل إلى أجزائه مع تفحص هذه الأجزاء وبيان علاقة كل جزء بالآخر ، للخروج بسلسلة من الخطوات نحو تحقيق نتيجة معينة بأكثر الطرق فعالية " كما يصفها البعض بأنها "المنهج الرشيد في حل المشكلات.
وعليه فإن عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية سوف تتعلق بتوضيح كافة إجراءات عمل النظام من حيث تحديد تلك الإجراءات وعلاقاتها مع بعضها البعض في سبيل تحديد مدى كفاءة النظام ، من حيث مدخلاته ومخرجاته ، وكذلك الوقوف على أية مشكلات أو اختناقات يمكن أن تعترض أي خطوة من خطوات عمل النظام في سبيل التعرف على أسبابها ومن ثم معالجة هذه الأسباب.
أسباب تحليل نظام المعلومات المحاسبية . هناك العديد من الأسباب التي تقتضي القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية من أهمها:-
1. وجود مشكلات أو اختناقات في عمل النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية... 2. الرغبة في تقييم عمل النظام والتأكد من سلامة إجراءاته المعمول بها . .
3. الرغبة في تحسين إجراءات النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية وتطويرها . .
. 4الرغبة في تغيير طريقة تشغيل النظام ، مثل الانتقال من النظام ال يدوي إلى النظام الإلكتروني أو بالعكس، وذلك طبقاً لمدى الحاجة إلى ذلك.
جهات تحليل نظام المعلومات المحاسبية . تختص الجهة التي يقع على عاتقها القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية بعمليات فحص النظام –بكافة نظمه الفرعي ة - ودراسة مدى كفاءة وفاعلية النظام في ضوء الأهداف المرسومة لعمله في الوحدة الاقتصادية المعينة.
وبذلك يفترض محلل نظام المعلومات المحاسبية أن تتوفر فيه الخصائص الآتية:
.1أن يكون على إلمام واسع كاف بنشاط الوحدة الاقتصادية في سبيل تحديد العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها وتأثيرها على عمل نظام المعلومات المحاسبية.
.2أن يكون على إلمام بإجراءات العمل المحاسبي المتبعة والمصطلحات المحاسبية السائدة فيها.
.3أن تكون له القدرة على تحديد وتشخيص المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع توافر القدرة على إقناع الإدارة على ضرورة معالجتها وفق الاقتراحات التي يضعها لذلك.
.4أن يكون على إلمام كا  ف بعدد من فروع المعرفة الأخرى مثل : الإدارة ، الاقتصاد ، بحوث العمليات ، العلوم السلوكية ، الحاسبات الإلكترونية وما إلى ذلك من العلوم التي لها علاقة بالعمل المحاسبي .
ويلاحظ أن هذه الخصائص تتوافر في الأشخاص الذين يكونون على إلمام بعلم المحاسبة بصورة رئيسية ، وعليه فإنه من الممكن أن يقوم بتحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الجهات الآتية :
- محاسب الوحدة الاقتصادية أو مجموعة من موظفي قسم المحاسبة فيها.
- المدقق الخارجي للوحدة الاقتصادية... - - مكاتب الاستشارات الإدارية والمحاسبية ...- الجمعيات العلمية والمهنية المختصة بعلم المحاسبة. -
متطلبات تحليل نظام المعلومات المحاسبية
بعد تحديد الجهة التي تقوم بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية (أو أي نظام فرعي ضمنه) ، يتطلب من محلل النظام الآتي :
.1تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع وضع الاقتراحات والبدائل اللازمة لمعالجتها.
.2تحديد نطاق عملية التصميم اللازمة ، من حيث تصميم نظام كامل جديد أو تعديل بعض أجزاء النظام القائم.
.3دراسة وتحديد تكاليف عملية التصميم المقترحة بنا  ء على نتائج عملية التحليل ، وتوضيح مبررات المع الجة (عن طريق التصمي م ) من حيث المنافع التي يمكن الحصول عليها في حالة التصميم الجديد .
.4تقديم تقرير مف  صل إلى إدارة الوحدة الاقتصادية بكافة المقترحات ، كي تعقد الإدارة اجتماعًا تدرس فيه نتائج تحليل النظام ، وتبين درجة موافقتها على ما تراه مناسبًا ، إضافة إلى قيامها بتحديد الجهة التي تقوم بعملية التعميم المقترحة.
أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية
تمثل أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية مجموعة الطرق التي يمكن أن يلجأ إليها محلل النظام في سبيل حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات في نظام المعلومات المحاسبية وتحديد أسبابها وبالتالي اقتراح معالجتها في ضوء ذلك .
وبصورة عامة ، يمكن تصنيف أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية استنادًا إلى مدى القدرة على حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات القائمة سواء من قبل مستخدمي النظام أو من قبل محلل النظام مباشرة وكما يلي:
أو ًلا. الأساليب المعتمدة على مستخدمي النظام . يمكن من خلال هذه الأساليب التعرف على مواطن الضعف في النظام القائم وبالتالي حصر وتحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، وذلك من خلال إمكانية ذلك .
1. المقابلات الشخصية . حيث يحرص محلل النظام على مقابلة الأفراد الذين يخدمهم النظام (وخاصة من داخل الوحدة الاقتصادية) في سبيل تبادل الآراء والمقترحات التي من شأنها أن تساهم في تحديد المشكلات والاختناقات التي تواجههم ، ومن ثم التوصل إلى الحلول السليمة بشأنها.
ويتطلب نجاح هذا الأسلوب من محلل النظام ضرورة توافر الآتي :
آ. القدرة على إدارة الحوار والمناقشة مع المستويات الإدارية المختلفة وإقناعها بأهمية عملية التحليل ، وذلك لضمان الحصول على الإجابات الصحيحة والدقيقة للأسئلة المطروحة.
ب. التحديد المسبق لموعد المقابلة وتهيئة الأسئلة اللازمة بما يتعلق بعمل النظام الذي يتم تحليله.
ويتميز أسلوب المقابلات الشخصية بالمرونة في الحصول على المعلومات ، حيث أن الحوار المباشر بين كل من محلل النظام ومستخدمي النظام يتيح الفرصة للحصول على معلومات تفصيلية قد لا تتيحها الوسائل الأخرى نتيجة الجماليات ملاحظة محلل النظام للمستخدمين والظروف المحيطة بهم إضافة إلى ذلك فإن هذا الأسلوب يتيح للمحلل التأكد من مصداقية الإجابات التي يدلي بها المستخدمون نظرًا لإمكانية التعرف عن قرب للكيفية التي يتبعها المستخدمون في الت ع بير عن احتياجاتهم إضافة إلى إتاحة الفرصة لتوضيح أو إعادة صياغة ما قد يتم توجيهه من أسئلة للمستخدمين في حالة غموضها.
إلا انه يمكن القول أن هذا الأسلوب قد يتعرض لبعض الانتقادات من حيث عدم قدرة المستخدمين على تحديد المشكلات أو الاختناقات التي تواجههم من خلا ل استخدام النظام أو عدم قدرتهم على توضيح وجهة نظرهم فيما يتعلق بكيفية حلول تلك المشكلات المطروحة .
2. قوائم الاستبيان . . يمكن لمحلل النظام استخدام أسلوب قوائم الاستبيان في سبيل التخفيف من الانتقادات الموجهة لأسلوب المقابلات الشخصية ، إضافة إلى انه يفضل استخدام هذا الأسلوب في حالة وجود عدد كبير من المستخدمين وبالتالي عدم إمكانية إجراء مقابلات شخصية معهم خلال الفترة الزمنية المحددة للقيام بعملية التحليل.
وتتضمن قوائم الاستبيان مجموعة من الأسئلة يطلب من الأفراد الموجهة لهم الإجابة عنها ، وقد تصمم الأسئلة بطريقة عامة عن المشكلة والمعلومات التي يحتاجها المديرون المختلفون وتوقيت لحصول عليها ومدى التفاصيل أو قد يتم تصميها بصورة تفصيلية موجهة لكل مدير على حدة.
ولنجاح هذا الأسلوب يجب مراعاة طبيعة ونوعية الأسئلة الموجهة لمستخدمي النظام بحيث يراعى أن تصمم الاستبانة لتكون الإجابات فيها على أسئلة محددة ، فإذا كانت الإجابة بالنفي على سؤال معين فإن ذلك يعني وجود مشكلة أو عيب معين يجب معالجته ، مع ملاحظة أن تكون الأسئلة واضحة ومفهومة وشاملة بحيث تتلافى الغموض واللبس والتفسير المغاير أو تتجاهل بعض النقاط المهمة .
ويمتاز أسلوب قوائم الاستبيان بمجموعة من المزايا أهمها:
أ. انخفاض تكاليف تجميع البيانات ، حيث يمكن إرسال قوائم الاستبيان بالبريد أو غيره من الوسائل ، كما يمكن توزيعها على عدد كبير من الأفراد في وقت واحد وبالتالي الحصول على كم هائل من المعلومات في وقت قصير.
ب. إمكانية تنميط العبارات المستخدمة في صياغة الأسئلة وثبات تسلسلها ، وكذلك توحيد التعليمات الخاصة بالإجابة عليها ، وهذا كله يؤدي إلى توحيد جانب كبير من المعلومات المرتبطة باحتياجات المستخدمين على كافة المستويات الإدارية .
ج. شعور المستخدمين بحرية اكبر وثقة أعلى وهم بصدد الإجابة على ما تتضمنه القائمة من أسئلة وخاصة في تلك الحالات التي لا يطلب فيها ذكر أسماءهم الشخصية ، فهذا بلا شك يتيح لهم فرصة التعبير عن آرائهم بقدر اكبر من الحرية ، خاصة وأن قوائم الاستبيان لا تنطوي على ضرورة الإجابة الفورية للمستخدمين على ما يقدم إليهم من أسئلة.
ومع ذلك فإن هناك بعض الانتقادات على أسلوب قوائم الاستبيان من أهمها إمكانية إهمال الإجابة على القائمة أو على بعض الأسئلة التي يحتويها أو عدم الدقة في الإجابة .. الخ من المعوقات الأخرى.
وفي محاولة للجمع بين مزايا أسلوب المقاب لا ت الشخصية وقوائم الاستبيان فقد اقترح البعض إرسال قائمة الاستبيان إلى مستخدمي المعلومات (للنظام الذي يتم تحليل ه ) ، وذلك قبل إجراء المقابلات الشخصية ، مما يتيح لهم الاستعداد لاستيفاء قائمة الاستبيان بصورة أكثر تعبيرًا عن احتياجاتهم الفعلية واستخداماتهم للمع لومات واكتشاف المعوقات التي تعتري ذلك.

ثانيًا. الأساليب المعتمدة على محلل النظام
وهي مجموعة الأساليب التي يتم القيام بها من قبل محلل النظام مباشرة في سبيل تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام الواجب تحليله ، وهي تشمل الآتي :
1. الملاحظات حيث يقو م محلل النظام بالاطلاع على كافة العمليات المتعلقة بالنظام الذي يقوم بتحليله وتحديد المشكلات والاختناقات من خلال ملاحظاته المباشرة ، وهو يعتمد في ذلك على خبرته وقدرته في ضوء ما يجب أن يكون عليه عمل النظام.
ويمكن لمحلل النظام أن يعتمد في استنتاجاته من خلال الملاحظات عن طريق الاطلاع على دليل عمل النظام والمستندات والدفاتر والسجلات الخاصة بالنظام إضافة إلى الاطلاع على التقارير أو الشكاوي التي سجلت على عمل النظام من قبل من قبل الإدارات والأقسام المرتبطة بعمل النظام أو من قبل العملاء والموردين والجهات الأخرى التي لها علاقة بنتائج عمل النظام .
ويلاحظ في كثير من الأحيان أن هناك عدداً كبيراً من العمليات المتعلقة بالنظام والتي يصعب على محلل النظام القيام بدراستها والاطلاع عليها ميدانيًا وتثبيت الملاحظات الخاصة بكل منها ، ولذلك قد يلجأ محلل النظام إلى استخدام أسلوب م تعارف عليه هو أسلوب العينات الإحصائية للوصول إلى نتائج مدعمة لحل المشكلات .

2. استخدام خرائط التدفق Flow Charts .تستخدم خرائط التدفق في تصوير النظام ومكوناته وعلاقاته مع النظم الأخرى من خلال الرسوم التخطيطية التي تبرز الإجراءات المتبعة في ذلك .
وهناك العديد من أنواع خرائط التدفق التي يمكن أن يعتمد عليها محلل النظام من أهمها:
أ. الخريطة التنظيمية . تهدف الخريطة التنظيمية إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية في صورة راسية (عامودية) لتحديد مراكز المسؤولية الحالية في الوحدة الاقتصادية ومعرفة فيما إذا كانت هناك مجهود ات ضائعة أو تعارض في الاختصاصات إضافة إلى تحديد نقاط الضعف في نظام الرقابة الداخلية. ويتطلب استخدام الخريطة التنظيمية ضرورة الوضوح فيها من حيث فصل الوظائف الرئيسية عن الوظائف الاستشارية ، إضافة إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية التي تربطها مع بعضها البعض.
ولكي يستطيع محلل نظام المعلومات المحاسبية من تحديد وحصر المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، فإن الأمر يتطلب ضرورة معرفة توصيف كل وظيفة من تحليل قياس العمل الذي يتم من خلاله تتبع النشاط الذي يقوم به كل عامل وقياس حجم الأعمال التي يتم إنجازها والو قت اللازم لكل مهمة من المهام التي يتم تأديتها ، وبالتالي يتم الحصول على البيانات الكافية عن المهام التي يؤديها الأفراد في مختلف الأقسام ، حيث أن ذلك يساعد في تحديد معدل المخرجات ومستويات الإنتاجية وبما يتيح معرفة مدى استغلال طاقة كل فرد ، وبالتالي يصبح بالإمكان إعادة توزيع العمل بين الموظفين بما يكفل كفاءة النظام ككل ومعرفة ما إذا كان هذا النظام قادر على استيعاب أي زيادة متوقعة في حجم الأعمال .
تحليل توزيع الأعمال ، الذي يظهر توزيع الوقت الذي يستغرقه الموظف في المهام المنوط بها إليه ، حيث يتم في شكل مصفوفة إظهار الوقت الذي قضاه كل موظف في كل مهمة على حدة ، ومن خلال هذه المصفوفة يستطيع محلل النظام تحديد افضل توزيع ممكن للمهام.
ب. خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات) . وهي تهدف إلى توضيح خطوط المسؤولية في صورة أفقية بين الوظائف الفرعية في الوحدة الاقتصاد ية ومن خلال توضيح تدفق البيانات وخطوط سير المستندات وانتقالها بين مختلف الإدارات والأقسام في سبيل التعرف على نقاط الضعف في الدور المستندية وازدواجية العمل التي تحدث فيها دون نبرر واضح.
وعليه ، فإن محلل النظام سوف يقوم بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية من العمليات الأساسية في الوحدة الاقتصادية وتقييمها في ضوء ما يجب أن تكون عليه لكي يتمكن من حصر المشكلات والاختناقات في كل منها:
ولكي يقوم محلل النظام بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية ، فإن الأمر يتطلب منه تحديد الآتي :
- طبيعة العملية المراد بعداد خريطة إجراءات لها ... - الإجازات والأقسام ذات العلاقة المباشرة بالعملية .... - خطوط سير المستندات بين الإدارات والأقسام .
-- عدد النسخ المطلوبة من المستندات والتقارير المطلوب إعدادها لكل الإدارات والأقسام.
وفي سبيل تسهيل إعداد خرائط الإجراءات ، فإن هناك رموز متفق عليها بين المحاسبين والمدققين ومحللي النظم يستخدم في إعداد خرائط الإجراءات لتسهيل العمل بها وفق فهم متقارب ، يمكن توضيح أهمها بالآتي :

حالة عملية

تقوم إحدى الشركات الصناعة باستخراج تقارير تكاليف الإنتاج وتقارير انحراف التكاليف اعتمادًا على مجموعة من المست ندات والتقارير التي يتم تداولها بين كل من :
إدارة الشؤون التجارية، إدارة التخطيط والمتابعة ، إدارة الحاسوب ، إدارة الإنتاج، إدارة الحسابات ، وتشمل هذه المستندات والتقارير كل م ن : جدول المبيعات المقدرة، تقارير عن المخزون ، جدول تعليمات الصنع ، مستندات تخطيط ا لإ نتاج ، جداول الإنتاج ، بطاقات الحركة ووقت العمل .
ويمكن توضيح كيفية تدفق المستندات بين الإدارات المختلفة كما يلي :
- جدول المبيعات المقدرة .1يمكن الحصول على جدول المبيعات المقدرة من خلال الحاسوب (الذي خزنت فيه البيانات اللازمة للموازنة التخطيطية الخاصة بالمبيعات) ، ويرسل إلى إدارة الشؤون التجارية – قسم المبيعات لتأييده وإرساله إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لكي يتم في ضوئه إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
- تقارير عن المخزون .2استنادًا إلى البيانات المخزونة في الحاسوب والخاصة بنظام المخازن ، يتم استخراج تقارير عن المخزون تشمل : تقرير عن مخزون المواد الأولية ، تقرير عن مخزون الإنتاج التام ، بهدف إرسالها إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لأخذها بنظر الاعتبار عند إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
- جدول تعليمات الصنع .3في ضوء ج دول المبيعات المقدرة وتقارير المخزون ، تقوم إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بإعداد جدول تعليمات الصنع (الأمر بالإنتاج ) بنسختين ، ترسل الأولى إلى الحاسوب وتحفظ النسخة الأخرى لديها لحين إكمال الإنتاج (لأغراض المقارنة) .
4. مستندات تخطيط الإنتاج . وهي تشمل أمر الإنتاج وأذن صرف المواد التي يتم استخراجها بواسطة الحاسوب استنادًا إلى البيانات السابقة، وكالآتي:
أ. أمر الإنتاج ، يتم إعداده بنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص، بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية.
ب.إذن صرف المواد ، يتم إعداده بنسختين ترسلان معًا إلي إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتأييدهما وحفظ النسخة الأولى لديها . بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الشؤون التجارية مخزن الخامات لإعطاء الأمر بالصرف وإعادتها إلى الحاسوب مرة أخرى (للتحديث).
5. جدول الإنتاج . يتم استخراج جدول الإنتاج بواسطة الحاسوب وبنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص (للتنفيذ) .
6. بطاقات الحركة ووقت العمل . تقوم إدارة الإنتاج في المعمل المختص بإعداد بطاقات Move Tickets الحركة التي تبين تقدم العمل وانتقاله من حط إنتاجي إلى آخر ، إضافة إلى إعداد بطاقة بالوقت الفعلي الذي يستغرقه العمل في ذلك ، ثم ترسل إلى الحاسوب.
7. تقرير تكاليف الإنتاج وانحراف التكاليف . في ضوء ال بيانات السابقة يمكن استخراج التقارير اللازمة عن العمليات الإنتاجية المنفذة وتشمل : تقرير تكاليف الإنتاج الذي يتم إرساله إلى إدارة الحسابات لقيده في دفاتر اليومية ، وتقرير انحراف التكاليف الذي يتم إرساله إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتوضيح أسباب الانحراف ، وكذلك لحفظ النسخة لديها.
ج. خرائط النظم System Flow Charts وهي تتعلق بالنظم الفرعية التي يتكون منها النظام القائم ، حيث تعد خر يطة لكل نظام فرعي على حدة ، وتوضح مدخلاته ومخرجاته وتسلسل الإجراءات التي تستخدم فيه ، للوقوف على الإجراءات غير الضرورية ومعالجتها في ضوء ما هو مطلوب من كل نظام فرعي في النظام الكلي المطلوب تحقيق ه . وتستخدم في إعداد خرائط النظم ذات الرموز والأشكال المعتمدة في إعداد خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات ) .

3. استخدام جداول القرارات . يعرف جدول القرار ات بأنه عرض جدولي يوضح المنطق الذي يتم اتخاذ القرارات بنا  ء عليه في نظام أو برنامج معين.
وتستخدم جداول القرارات في الحالات التي تحكمها اعتبارات وشروط متعددة ، حيث أنها تعد أداة توثيقية تساعد على فهم وتحليل النظام القائم وكيفية المعالجة التي وضعت لعمل ال نظام ، حيث يمكن عن طريق هذه الجداول القيام بتلخيص حالات معقدة لاتخاذ القرارات بما يسهل عملية تحليل النظام بصورة مكملة لخرائط التدفق المتبعة (وليس بدي ً لا عنها) .
ولغرض إعداد جدول القرارات لابد من معرفة مكوناته التي تشمل الخلايا الآتية:
خلية الشروط المحتملة Condition Stub .1خلية إجابات الشروط Condition entries .2خلية القرارات المحتملة Action Stub .3خلية القرارات المتخذة Actions entries .4والتي يمكن توضيحها من خلال شكل الجدول المبسط الآتي :
إجابات الشروط Condition entriesالشروط المحتملة Condition Stubالقرارات المتخذة Action entries Actions Stubالقرارات المحتملة
ويلاحظ أن جدول القرارات هو عبارة عن مصفوفة تتكون من مجموعة من الصفوف والأعمدة التي يمكن توضيحها كما يلي:
.1تمثل الشروط المحتملة كافة الظروف التي يمكن مواجهتها في حالة معينة ، وهي تدخل في جدول القرارات كأس ئلة محتملة يحتل كل سؤال فيها صفًا ضمن خلية الشروط المحتملة.
.2تمثل إجابات الشروط مجموعة الإجابات التي يمكن أن تواجهها الأسئلة المحتملة ، وتكون الإجابة على كل سؤال (احتمال) (بنعم) أو (لا) من خلال مجموعة الأعمدة التي يتم تكوينها ضمن خلية إجابات الشروط.
ويمكن تحديد عدد الأعمدة لإجابات الشروط وفق الصيغة الرياضية الآتية : عدد الأعمدة = 2 ن + 2
حيث أن : ن: عدد الشروط
فإذا كان عدد الشروط المحتملة ( 3) فإن عدد الأعمدة سوف يكون : 8 أعمدة = 2 + 2 × 3
ويمثل عدد الأعمدة الحد الأعلى الذي يمكن أن تكون عليه إجابات الشروط، ويمكن تقليل عدد الأعمدة عن ذلك من خلال الممارسة العملية والقدرة على دمج الإجابات المتشابهة والمتكررة .
.3تمثل القرارات المحتملة كافة القرارات التي يمكن اتخاذها ، وبالتالي فهي تمثل مجموعة الصفوف ضمن المصفوفة اعتمادًا على عدد القرارات المحتملة.
.4تمثل القرارات المتخذة ، القرار الذي يتم الموافقة أو عدم الموافقة عليه في ضوء الشروط المحتملة وإجاباتها ، وذلك من خلال وضع علامة ( X ) في خلية تقاطع الأعمدة والصفوف لكل حالة من الحالات .