تحليل وتصميم نظام محاسبي -2-

تصميم نظام المعلومات المحاسبية :
تتعلق عملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية بتنظيم العلاق ة بين عناصره وأجزائه، من خلال ترجمة الأهداف التي تبغي تحقيقها إلى نظام كامل وقابل للتشغيل بأقل تكلفة وأعلى منفعة ممكنة.
ونظرًا لتشعب العلاقات بين نظام المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الفرعية الأخرى في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن تحدد الجهة التي تقوم بتصميم النظام على أساس إلمامها الواسع بكافة العلاقات التي يجب أن يؤمنها النظام وارتباطاتها مع بعضها البعض لكي يكون النظام المراد تصميمه فاع ً لا وكفوءًا بالدرجة المطلوبة .
ولكي يتم تحقيق ذلك فإن الاتجاه السائد الآن هو أن يتولى المحاسب القيام بدور مصمم نظم المعلومات ، حيث يؤيد الكثير من الكّتاب ذلك بأقوالهم :
-إن على المحاسب أن يأخذ زمام المبادرة في تصميم النظم ومن ثم تهيئة نفسه لمهنة جديدة بد ً لا من مجرد استمراره في مهنة قديمة .
-إذا ما أراد المحاسب أن يحتفظ بسيطرته على توفير المعلومات المحاسبية للإدار ة فإن عليه أن يسعى إلى الحصول على النصيب الأكبر في تصميم وتشغيل نظام المعلومات.
-إن عصر الحاسب قد وّفر للمحاسب لان يصبح مديرًا للمعلومات ، ويلاحظ أن قيام المحاسب بتصميم نظم المعلومات يعتبر أمرًا ممكنًا ، حيث أن عمل المحاسب يتطلب منه القيام بعمليات التجميع و القياس والتحليل للبيانات المالية وغير المالية وتجهيز المعلومات وتوزيعها إلى الجهات المستفيدة منها إضافة إلى تعامله مع النظم الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مما يؤدي إلى توسيع دائرة تأثيره وسلطته عليها وبالتالي توسيع مجال خدماته في الوحدة الاقتصادية.

مناهج تصميم نظام المعلومات المحاسبية . يعرف المنهج Approach بأنه : الطريق المؤدي إلى الكشف عن الحقيقة في العلوم بواسطة طائفة من القواعد العامة التي تهيمن على سير العقل وتحدد عملياته حتى يصل إلى نتيجة معلومة.
وعليه ، فإن منهج تصميم نظام المعلومات المحاسب ية هو : أسلوب علمي يعتمد على قواعد وإجراءات معينة في تنظيم العلاقة بين عناصر وأجزاء النظام بهدف المساعدة في تقديم المعلومات الخاصة بحل المشكلات في الوحدة الاقتصادية.
وقد تعددت المناهج المتبعة في تصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية اعتمادًا على عدة عوامل أهمها:-
.1حجم الوحدة الاقتصادية ، من حيث العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها يوميًا ، وما ينتج عنها من زيادة في كمية البيانات التي ينبغي تشغيلها وانتاجها كمعلومات في صورة تقارير وقوائم مالية بالكمية المناسبة وفي الوقت المناسب.
.2طبيعة ا لعلاقات التنظيمية السائدة في الوحدة الاقتصادية ، من حيث تعدد وتنوع الوظائف والمستويات الإدارية وعلاقاتها الأفقية والراسية مع بعضها البعض.
إمكانيات الوحدة الاقتصادية المادية والبشرية ،من حيث تطبيق أي من المناهج. .3شكل نظام المعلومات المحاسبية المرغوب تصميمه .
.4وتأسيسًا على ذلك ، فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية يعتمد على المنهج الذي يتبع في تصميم نظام المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية .
أو ً لا. المناهج التقليدية .. وهي المناهج التي كانت تتبع منذ فترة طويلة في تصميم نظم المعلومات وتشمل:
منهج وظائف الوحدة الاقتصادية .1وهو يعتمد على أساس تصميم نظام معلومات لكل وظيفة من الوظائف التي تمارس في الوحدة الاقتصادية .
ويتم تجهيز المعلومات لكل نظام معلومات خاص بوظيفة معينة بمعزل عن نظم المعلومات الأخرى الخاصة بوظائف أخرى.
وتعتبر النظم المصممة بمثابة نظم معلومات رسمية تعمل وفق برامج وإجراءات معينة وبصورة مستمرة.
وعليه، يتم تصميم نظام المعلومات المحاسبية كنظام رسمي في الوحدة الاقتصادية يقوم بإنتاج كل من : قوائم الدخل والمركز المالي وكشوف الأجور وتقارير المشتريات والمبيعات النقدية والمقبوضات والمدفوعات الأخرى.
ويلاحظ عند اتباع هذا المنهج انه يؤدي إلى حدوث ازدواج في تقديم المعلومات حسب الوظائف المتعددة نتيجة انعدام الترابط والتنسيق وعمليات التبادل بين النظم الفرعية مع بعضها البعض ، مث ً لا : معلومات تكاليف الشراء التي يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة الشراء (نظام المشتريات والتخزين ) ، ويمكن أن يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة المحاسبة (نظام المعلومات المحاسبي ة ) عن نفس العنصر المشترى ، وبما يعني أن نظم المعلومات التي تصمم وفق هذا المنهج هي نظم غير متكاملة (أي منفصلة).
ويمكن تحاشي عملية الازدواج في تقديم المعلومات إذا ما ت وفرت الرغبة في تحقيق التكامل بين النظم الفرعية على المدى الطويل . ويتم ذلك بتصميم نظم فرعية صغيرة حسب الوظائف الرسمية في الوحدة الاقتصادية لخدمة الأهداف المرسومة لها في المدى القصير مع العمل على تجميع هذه النظم في إطار موحد في المدى الطويل (في المستقبل) بحيث تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ذات علاقات إيجابية.
.2منهج المستويات الإدارية . يعتمد هذا المنهج على تحديد المعلومات المطلوبة من قبل المديرين أو ً لا، حيث يتم سؤال المديرين أو ً لا في كافة المستويات الإدارية عن المعلومات التي يحتاجونها وعليه يتم تجزئة الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية من أعلى إلى اسفل حسب المستويات الإدارية الموجودة والتي غالبًا ما تشمل ثلاث مستويات هي : الإدارة العلي ا، الإدارة الوسطى، الإدارة التنفيذية .
وفي ضوء تحديد احتياجات الإدارة من المعلومات يتم تحديد النظم الفرعية للنظام المراد تصميمه.
ويؤخذ على هذا المنهج احتمال التركيز على احتياجات الإدارة العليا دون غيرها ، وبالتالي تصمم النظم الفرعية حسب تلك الاحتياجات فق ط دون مراعاة احتياجات المستويات الأخرى بنفس الدرجة نظرًا لقوة سلطة الإدارة العليا واحتمال تعلق درجة الرضا عن النظم المصممة بدرجة رضاها وموافقتها .
3. منهج تجميع البيانات . يعتمد هذا المنهج على جمع أكبر قدر من البيانات كخطوة أولى في تصميم نظام المعلومات ، وع لى أساس هذا التجميع يتم تصميم النظم الفرعية أيضًا ، وقد يستمر العمل بعملية التجميع بالتدرج حتى بعد تصميم النظام وتكوين ما يطلق عليه "بنك البيانات".
وتقوم فكرة بنوك البيانات على أن كل نظام فرعي يتم تصميمه في الوحدة الاقتصادية يستخدم قسمًا كبيراً من البيانات المشتركة بين جميع النظم الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية للمعلومات ، ومن هنا تبرز ميزة بنوك البيانات وهي ضمان تكامل الأقسام والوظائف الأخرى ا لمختلفة في الوحدة وتلافي حدوث الازدواج التي يمكن أن تحدث بدون ذلك.
إلا أن هناك عدد من المشكلات الأساسية التي تواجه استخدام هذا المنهج تتعلق بإمكانية التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة وحاجة كل منها إلى درجة معينة من التفصيل اللازمة لعناصر البيانات التي يتم تجميعها.
كذلك يؤخذ على هذا المنهج انه من الممكن تجميع الكثير من البيانات غير الضرورية والتي تكلف الوحدة الاقتصادية مبالغ كبيرة لا تحقق منها فائدة مبررة ، إضافة إلى كونه منهجًا نظريًا يصعب تطبيقه في الواقع العملي من حيث تجميع كافة البيانات أو ً لا ثم البدء بعملية التصميم.
ومن خلال ما تقدم يمكن أن يلاحظ على المناهج التقليدية عند اتباعها في تصميم أي نظام للمعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية –بما فيها نظام المعلومات المحاسبية- أنها سوف تؤدي إلى عدم فاعليته وعدم كفاءته من حيث الآتي :
.1إنها تركز اهتمامها ع لى عنصر المدخلات دون المخرجات وبما يؤدي إلى عدم الاهتمام باحتياجات المستفيدين المختلفة عند تصميم نظام المعلومات ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات السلوكية.
.2إنها لا تؤدي إلى إنتاج معلومات مثلى ، حيث أن النظم الفرعية التي يتم تصميمها وفق المناهج التقليدية لا تعمل بصورة مترابطة ومتناسقة مما يخلق ازدواجا في العمل، إضافة إلى عدم تكامل المعلومات مع بعضها البعض ، وبما يؤدي إلى خلق قرارات لا تعتمد على البديل الأمثل ، وبما أنها لا تفي بالمتطلبات الإدارية.
.3إنها تؤدي إلى ارتفاع تكاليف إنتاج المعلومات بدءًا من عملية الازدواج في العمل ومرورًا بعملية تجميع اكبر قدر من البيانات غير الضرورية والتي ينتج عنها معلومات غير ضرورية أيضًا ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات الاقتصادية .

ثانيًا. المنهج الحديث "منهج النظم" . يعتبر منهج النظم " Systems Approach " من المناهج الحديثة التي أمكن استخدامها في تصميم نظم المعلومات ، حيث انه يعتمد على النظرة الكلية والمتكاملة للوحدة الاقتصادية بشكل عام من خلال النظم الفرعية التي تتواجد فيها بهدف تحققي الأهداف العامة التي تبغيها.
ولما كان هدف أي نظام للمعلومات هو الوفاء بالاحتياجات المختلفة ل لوحدة الاقتصادية التي يعمل في نطاقها وتقديم الخدمة المطلوبة إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد

متطلبات استخدام منهج النظم . إذا ما تم استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية فإن هناك عدة متطلبات رئيسية يستلزمها ذلك أهمها:
.1تحديد الهدف العام النظام ، ومن ثم تجزئته إلى أهداف فرعية يقع تحقيقها على عاتق النظم الفرعية المراد تصميمها.
تحديد العلاقات التي يمكن أن تنشأ بين النظم الفرعية لامكانية أخذها بنظر الاعتبار عند القيام بتصميم تلك النظم في سبيل تحقيق التكامل والترابط والتنسيق بين بعضها البعض .
وعليه فإن استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية سوف يؤدي إلى التخفيف من الانتقادات الموجهة إلى المناهج التقليدية من يحث تلافي الازدواجية في تشغيل البيانات اكثر من مرة من قبل اكثر من نظام فرعي في الوحدة الاقتصادية ، وكذلك الوفاء بكامل الاحتياجات من المعلومات وإزالة ما يمكن أن يوجد من نقص في المعلومات التي تنتجها النظم الفرعية المتعددة لموضوع واحد ، وبما يؤدي إلى الوفاء بمتطلبات تقرير فاعلية النظام من حيث تلبية كافة احتياجات المستفيدين من المعلومات التي تساعدهم في اتخاذ القرارات الرشيدة ، وكذلك إمكانية خفض تكاليف المعلومات التي سوف ينتجها النظام الذي يتم تصميمه.

طرق تصميم نظام المعلومات المحاسبية وفقاً لمنهج النظم . عند القيام بعملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية يمكن لمصمم النظام اختيار إحدى الطريقتين : الطريقة Integrated Information System التكاملية للتصميم والطريقة Modular Approach الترابطية للتصميم وسوف نتناول كل منن هاتين الطريقتين مع توضيح مزايا وعيوب كل منها وإمكانية تطبيقها في الواقع العملي.
أو ًلا. الطريقة التكاملية للتصميم . تقوم هذه الطريقة على دراسة كافة احتياجات المستويات الإدارية من البيانات وتوحيدها في قاعدة واحدة للب يانات ، حيث يتم تشغيل البيانات المدخلية المرتبطة بمختلف الأحداث الاقتصادية مرة واحدة وبصورة مركزية بمجرد وقوعها ، ثم العمل على تخزينها لحين الاحتياج إليها من قبل مستخدميها . وبذلك فإن السمة المميزة لهذه الطريقة تتمثل في مركزية تشغيل البيانات ووجود قاعدة واحدة لها بما يقتضى على الازدواجية والتضارب الذي قد نشأ عن غياب هذا التكامل . وقد حدا هذا بالبعض إلى أن يطلق على هذه الطريقة (بطريقة قاعدة البيانات ) والتي تعد بمثابة المستودع العام لجميع البيانات ذات القيمة بالنسبة لمستخدمي المع لومات والتي يتم تنظيمها بما يكفل توفير احتياجاتهم من البيانات وقت الحاجة إليها بيسر وسهولة . ويتحقق ذلك من خلال (نظام إدارة قاعدة البيانا ت ) والذي يعد جز  ء رئيسيًا من النظام التكاملي ويعمل على التوفيق بين الكيفية التي يتم بها تخزين واستعادة البيانات وتلك ال تي يستهدفها المستخدمون ليتمكنوا من الاستناد إليها في مباشرتهم لمهامهم . ليس هذا فحسب بل إن (نظام إدارة قاعدة البيانات Data Base Management System ) يعد مسئو ً لا عن تنظيم البيانات المدخلية في قاعدة البيانات ، وتحديثها ، وتشغيلها ،واستعادتها عند الاحتياج إليها .وتجدر الإشارة إلى انه في ظل هذه الطريقة يتطلب الأمر ضرورة تنظيم البيانات بصورة تكفل توفير احتياجات كافة المستخدمين ودون قصر ذلك على فئة معينة من
وهذا يقوم على افتراض ض مني مفاده مقدرة المستخدمين على أجزاء التعديلات المناسبة على البيانات التي تحويها القاعدة العامة للبيانات بما يكفل احتياجاتهم المختلفة.
الأركان التي ترتكز عليها الطريقة التكاملية للتصميم . ترتكز هذه الطريقة على ركنين أساسيين مستوحين من مدخل النظم ويتمثلان في:
التماسك Cohesiveness .1 . ووفقًا لركن التماسك فانه ينظر إلى النظام على انه بمثابة تجميع لمجموعة من العناصر أو الأجزاء التي يتم الربط فيما بينها في إطار متكامل . وهذا التجميع يتحقق من خلال النظر إلى المنظمة كوحدة وليس كأجزاء منفصلة ، وبالتالي فإن جميع الأن ظ مة
الفرعية يجب أن تتكامل في نظام واحد للمعلومات ضمانًا لتلافي التضارب فيما بينهما .
ليس هذا فحسب بل أن الأمر يتطلب أثناء دراسة المشكلات التي تعاني منها المنظمة ، تمهيداً للتوصل إلى الحلول الكفيلة بتلافيها ، أن يتم في إطار عام للمنظمة ككل وليس على مستوى كل من نشاطاتها الفرعية .حيث أن إغفال تلك النظرة الشاملة قد يؤدي إلى إيجاد الحلول الكفيلة بمعالجة المشكلات التي تعاني منها النشاطات الفرعية كل على حدة، إلا أنه قد تظهر مشكلات جديدة للنشاطات الأخرى أو للمنظمة ككل ، وقد تكون أكثر من حدة من المشكلات الأصلية .
اتجاه التصميم من أعلى لأسفل .2وفقًا لهذا الركن ، وخلافًا لاتجاه التصميم في المدخل التقليدي ، فإن التصميم يبدأ من الأهداف العامة للمنظمة والتي تعد بمثابة المحور الذي تنطلق منه مختلف الإجراءات الكفيلة بتحقيقه ا. ويتميز اتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل بأنه يؤدي إلى تصميم نظام
كما يتميز هذا الاتجاه بالقضاء على أحد عيوب المدخل التقليدي والذي يتمثل في تحديد المستويات الإ دارية الدنيا لنوع المعلومات التي ترفع إلى المستويات العليا والتي غالبًا ما تكون معلومات تجميعية عن أداء النشاطات المتكررة.
وبالإضافة إلى ما تقدم فإن التصميم من أعلى إلى اسفل يساعد في تحديد احتياجات المستويات الإدارية العليا أو ً لا من المعلومات ثم من خلاله ا يتم تحديد معلومات المستويات الأخرى واليت يجب أن تعمل على تحقيق أهداف المستويات الإدارية العليا والتي تمثل أهداف المنظمة.
ومن الطبيعي فإن اتباع المدخل التكاملي في التصميم يتطلب الكثير من المهارات الواجب توافرها في محللي الأنظمة ، إضافة إلى المعرفة الوا س عة بمختلف نشاطات المنظمة بما يكفل تدفق المعلومات بصورة غير متحيزة لأي منها وذلك لكافة المستويات الإدارية.
ويتم تصميم النظام وفقًا لهذه الطريقة من خلال فريق عمل يشمل على العديد من التخصصات ،منها تحليل وتصميم الأنظمة المحاسبية ،والإنتاج ، والتسويق ، وحتى يتسنى لهذا الفريق أداء مهامه بكفاءة وبما يخدم مختلف النشاطات ، فانه يجب أن يتبع تنظيمًا المستويات الإدارية العليا المباشرة.

الانتقادات الموجهة للطريقة التكاملية للتصميم . يؤخذ على هذه الطريقة ارتفاع تكاليف المصاحبة له لما يستلزم من معدات تشغيل للمعلومات غا ية في التعقيد وبما يؤدي إلى عدم كفاية الموارد المتاحة للكثير من المنظمات لتمويل مثل هذه الأنظمة . كما أن إنشاء القاعدة العامة للبيانات يتطلب بصدد تصميم هذه القاعدة الاستعانة بالعناصر التي تتصف بالكفاءة في التنسيق بين مختلف الاحتياجات من المعلومات والعمل على توفيرها . ولهذا فإن البعض يرى أن الطريقة التكاملية للتصميم
وفي ضوء اختلاف القرارات الإدارية وما تستلزمه من معلومات قد تختلف في خصائصها فإن ذلك يعني عدم واقعية الطريقة التكاملية في العمل على توفير احتياجات المستخدمين من المعلومات الملائمة.
وكما أوضحت إحدى الدراسات التي قامت بها الجمعية الوطنية الأمريكية للمحاسبين فإن هذه الطريقة تعد غير واقعية حتى بالنسبة للدول التي تعد رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات والتي يتوافر لدى منظماتها رؤوس أموال ضخمة وكوادر بشرية ذات مهارات عالية ، ولذلك لا يحتمل انتشار تطبيق هذه الطريقة في المستقبل القريب.
2. الطريقة الترابطية للتصميم . نتيجة للانتقادات التي وجهت لكل من المدخل التقليدي ، والطريقة التكاملية للتصميم ، فقد ظهرت طريقة بديلة تجمع بين مزايا كل منهما وهي تعرف بالطريقة الترابطية . وتقوم هذه الطريقة على نفس الأركان التي تقوم عليها الطريقة التكاملية والمستوحاة أساسًا من مدخل النظم المشتملة في اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل و التماسك .
ومفهوم اتجاه التصميم لا يختلف عما هو عليه في ظل ا لطريقة الترابطية ، حيث يبدأ في ضوء الأهداف العامة للمنظمة وينتهي بالعمل على ربط مخرجات كافة الأنظمة الفرعية باحتياجات مختلف القرارات التي تتخذها المستويات الإدارية والتي تكفل تحقيق تلك الأهداف . غير انه خلافًا للطريقة التكاملية والتي بموجبها يتحقق التماسك م ن خلال مركزية تجهيز البيانات ووجود قاعدة واحدة لها ، فإن ذلك التماسك وفقًا للطريقة ويتمثل الهدف من هذه الطريقة في ضمان الاستقلال النسبي للأنظمة الفرعية في إدخال بياناتها وتشغيلها وتحديثها واستبعادها مع الاحتفاظ بنوع من الترابط فيما بينها .
وهذا يعني أن هذه الطريقة تجمع بين مزايا كل من المدخل التقليدي والذي يقوم على اللامركزية ، والطريقة التكاملية واليت تقوم على المركزية كنتيجة لاحتفاظ كل من الأنظمة الفرعية بقاعدة للبيانات خاصة بها تتفاعل مع الأنظمة الفرعية الأخرى من خلال شبكة اتصال.
ولهذا فانه يتم تصميم كل من الأنظمة الفرعية وفقًا لهذه الطريقة بصورة منفردة نظرًا لصعوبة تصميم ال نظام الشامل كوحدة واحدة ، مع الأخذ في الاعتبار ضرورة تفاعل كل من الأنظمة الفرعية مع غيرها من الأنظمة . وهذا يعني انه وفقًا لهذه الطريقة يقوم كل نظام فرعي في الأنظمة المحاسبية بالتشغيل أو التجهيز الذاتي للمعلومات الخاصة به ، مع التفاعل مع غيره من الأنظمة الفرعية من خلال شبكة الاتصال ليستكمل احتياجاته من المعلومات لتكون له القدرة على تلبية احتياجات كافة مستويات المستخدمين من المعلومات.
مزايا الطريقة الترابطية للتصميم . تتميز هذه الطريقة بالعديد من المزايا يمكن تلخيص أهمها فيما يلي:
.1بساطة شبكة الاتصال ، حيث تقتصر على الربط بين النظام الفرعي وكل من مستخدمي ذلك النظام والأنظمة الفرعية التي تتفاعل معه فق ط . وهذا يقضي على أحد الانتقادات الموجهة لطريقة التكاملية والمتمثلة في ربط المستخدمين بقاعدة واحدة للبيانات من خلال شبكة اتصال واحدة ، مما يجعل ذلك الربط أمرًا غ ير واقعي لما يتطلبه من مهارات عالية في التصميم وأجهزة غاية في التعقيد.
.2تزداد أهمية اتباع هذه الطريقة في تلك الحالات التي تكون فيها احتياجات المستخدمين من المعلومات تتفاوت في نوعيتها ، حيث أن الهدف الرئيسي من هذه الطريقة هو العمل على تصميم نظام يوفر الاحتي اجات الفعلية لكل مجموعة من مجموعة المستخدمين على حدة ، بخلاف ما تقوم عليه الطريقة التكاملية والتي تعمل على توفير مخرجات موحدة لكافة المستخدمين بافتراض مقدرتهم على إجراء التعديلات المناسبة عليها لتصبح ملائمة لاستخداماتهم ، مما قد يؤدي إلى عدم توفير الاحتياج ات الفعلية للكثير منهم.
.3تعد هذه الطريقة مناسبة في حالة انتشار مصادر البيانات المدخلية في مواقع متفرقة ويتطلب الأمر تشغيلها بمجرد وقوع الأحداث المرتبطة بها ودون الحاجة لتجميعها تمهيداً لتشغيلها مركزيًا كما هو الحال في ظل الطريقة التكاملية.
.4إن تعدد المنتجات واتساع المنظمات يتطلب ضرورة الاستعانة بالطريقة الترابطية للتصميم ليتم توفير احتياجات مختلف المستويات الإدارية من المعلومات التفصيلية التي تتفق مع طبيعة مختلف النشاطات.
.5في حقيقة الأمر نجد أن الطريقة الترابطية للتصميم قد أحدث تغيرًا كبيراً في فلسفة تصميم الأنظمة نتيجة للتطورات التكنولوجية في المكونات المادية (أهمها الحاسبات الإلكترونية الصغيرة Mini Computer ) لأنظمة المعلومات ذات التكلفة المنخفضة نسبيًا والتي تتيح تشغيل كم هائل من البيانات المدخلية وتخزينها وتوصيلها بكفاءة عالية.
.6تتميز هذه الطريقة بالمرونة الكافية في تصميم أنظمة فرعية جديدة أو تعديل أنظمة قائمة فيوقت قصير ودون أن يؤثر ذلك على بقية الأنظمة الفرعية القائمة التي ينطوي عليها النظام الشامل .
.7بالإضافة إلى ما سبق فإن هذه الطريقة تعمل على ضمان المزيد من السرية والحماية للبيانات خلافًا للطريقة التك املية والتي تقوم على إتاحة كافة البيانات التي تنطوي عليها القاعدة العامة للبيانات لكافة المستخدمين .
ونتيجة للمزايا التي تحظى بها الطريقة الترابطية فإننا نجد في الواقع العملي اتجاهًا متزايدًا نحو استخدامها في تصميم الأنظمة ، مما حدا بالكثيرين إلى التنبؤ ب التوسع في استخدام هذه الطريقة في المستقبل القريب.
غير أنه يؤخذ على هذه الطريقة أن ما قد تنطوي عليه من مبالغة في استقلالية الأنظمة الفرعية مع صعوبة التعامل بينها ، قد ينتج عنه تعذر التنسيق فيما بينها ، ورغم ذلك فإن هذا الانتقاد يمكن التغلب عليه من خلال الا س تعانة بعناصر ذات مهارات عالية في مجال التصميم مع الالتزام بركني التصميم المتمثلين في التماسك واتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل.
وبعد الانتهاء من استعراض المداخل المختلفة للتصميم فإننا سوف نتناول فيما يلي الخطوات المتبعة لتصميم نظم المعلومات والوسائل التي ي ستعين بها مصممي الأنظمة في عملية التصميم.

خطوات تصميم نظام المعلومات المحاسبية . بعد تحديد الجهة التي تقوم بتصميم نظام المعلومات المحاسبية ، يتطلب الأمر من مصمم النظام القيام بالخطوات المتسلسلة الآتية :
الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية .... الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد ..... الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره.
الخطوة الرابعة : التحول إلى النظام الجديد.... الخطوة الخامسة : تقييم النظام الجديد ... الخطوة السادسة : تقديم تقرير للإدارة .
الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية . يتطلب من مصمم النظام المعلومات المحاسبية ضرورة القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية للتعرف على جملة أمور يمكن أن تساعده في تسهيل عملية التخطيط للنظام المقترح تصميمه، ومن هذه الأمور:-
1. طبيعة نشاط الوحدة الاقتصادية . حيث أن النظام المقترح تصميمه يعتمد بصورة كبيرة على النشاط الذي تمارسه
الوحدة الاقتصادية ، وهو يختلف من نشاط إلى آخر ، فالنظام الذي يمكن أن يصمم لنشاط صناعي يختلف عنه لنشاط زراعي أو تمويلي أو خدمي ،كما يجب على مصمم النظام تحديد النشاط الرئيسي الذي تمارسه ا لوحدة الاقتصادية وفصله عن الأنشطة العرضية لأخرى.
2. الهيكل القانوني للوحدة الاقتصادية . يمكن تقسيم الوحدات الاقتصادية اعتمادًا على هيكلها القانوني إلى مشاريع فردية صغيرة ، شركات الأشخاص (التضامن) ، شركات الأموال (المساهمة) ، وقد تكون الشركات عامة أو خاصة أو مختلطة ، وبالتالي فإن عملية التصميم المقترحة سوف تختلف من شكل لآخر نظرًا لاختلاف طبيعة العمليات المالية والاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية .
3. الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية . تختلف طبيعة البيانات والمعلومات التي يمكن تقديمها من قبل نظام المعلوم ات المحاسبية اعتمادًا على طبيعة العلاقات التنظيمية التي يمكن أن تنشأ في الوحدة الاقتصادية بصورة راسية حسب المستويات الإدارية المختلفة التي يمكن أن تتواجد في
الوحدة الاقتصادية ، وكذلك بصورة أفقية اعتمادًا على التقسيمات الإدارية داخل كل مستوى إداري ، وبالتالي فإن عملية تصميم نظام المعلومات سوف تتأثر بطبيعة التقسيمات الإدارية الموجودة في الوحدة الاقتصادية.
4. أهداف النظام . يجب على مصمم النظام التعرف على الأهداف العامة للوحدة الاقتصادية وباعتبارها النظام الكلي لكافة نظم المعلومات التي يمكن أن تنشأ فيها ، وكذلك ا لتعرف على أهداف نظم المعلومات الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مع التركيز على أهداف نظام المعلومات المحاسبية وعلاقاتها مع أهداف نظم المعلومات الفرعية الأخرى انطلاقًا من مفهوم منهج النظم.
5. تحديد المستفيدين من نظام المعلومات المحاسبية .. يجب على مصمم نظام المعلومات المحاسبية تحديد نوعية المعلومات التي يقدمها نظام المعلومات المحاسبية وطبيعة المستفيدين منها ، في سبيل الوقوف على الحد الأدنى الذي يجب تقديمه من المعلومات ، وبالتالي تحديد حالات النقص في بعض المعلومات التي يجب توفيرها وأخذها بنظر الاعتبار عند القيام بعملية التصميم.
التأكد من المشكلات والاختناقات الموجودة في النظام القائم .6يهدف الوقوف على أسبابها واقتراح طريقة معالجتها من خلال عملية التصميم الجديدة سواء كانت عملية تصميم للنظام بكامله أو لأحد نظمه الفرعية.
وبعد الانتهاء من عملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية يقوم مصمم النظام بإعداد خطة تفصيلية يعرضها على إدارة الوحدة الاقتصادية بشأن تصميم أو تطوير نظام المعلومات المحاسبية القائم والاتفاق على النطاق الذي ستتم وفقه عملية التصميم كأن يكون شام ً لا للنظام ككل أو لجزء منه ، إضافة إلى الحصول على م و افقة الإدارة على الأعمال التي ينوي المصمم القيام بها نظرًا لما يمكن أن تمثله موافقة الإدارة من عامل مهم في تسهيل مهمة مصمم النظام أثناء قيامه بعملية التصميم وتنفيذ النظام الجديد ، كذلك يجب على مصمم النظام الاتفاق مع الإدارة على أتعابه في ضوء الأعمال التي سيقوم بها .
الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد . بعد حصول مصمم النظام عللا موافقة الإدارة يمكنه أن يقوم بالإجراءات العملية التي تستلزمها عملية التصميم والتي سبق وأن وضع خطة عامة لها عند القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية.
وقبل البدء الفعلي بعملية التصميم يجب على مصمم النظام أن يأخذ بنظر الاعتبار مجموعة من المبادئ أو المعايير التي تمثل أساسًا مهمًا تبنى عليه عملية تصميم النظام الجديد في سبيل الخروج بنظام جيد خال من المشكلات أو الاختناقات أو الصعوبات التي يمكن أن تتخلل عمله خلال عملية ال تنفيذ ، ومن أهم هذه المبادئ أو المعايير الآتي :
.1الجدوى الاقتصادية للنظام . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يأخذ بنظر الاعتبار الإمكانات المادية للوحدة الاقتصادية بحيث تبرر كلفته للمنفعة المراد تحقيقها بالصورة الأفضل ، فليس من المعقول أن يتم تصميم نظام يستخدم الحاسوب بكلف مليون دينار مث ً لا لوحدة صغيرة ذلت رأس مال لا يتعدى مائة ألف دينار ، ولا تتعامل إلا في حدود ضيقة ومع عملاء (مستفيدين) محددين.
2. الملائمة . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يتلاءم مع طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحد ة الاقتصادية ، حيث أن بعض الوحدات الاقتصادية تعتمد على النظم الجاهزة (المستوردة) التي قد تؤدي إلى الفشل عند تطبيقها بسبب عدم ملاءمتها.
3. إمكانية التطبيق . وهو يتطلب توافر الإمكانات البشرية من الناحيتين الفنية والإدارية لكي يكون بالإمكان تشغيل النظام وادارته بص ورة جيدة وصحيحة تقوده إلى تحقيق الأهداف التي من أجلها صمم، كما يفترض بالإمكانات البشرية أن تكون بالكفاءة المطلوبة والفهم المناسب لكافة خصائص النظام وأهدافه.
تكامل وترابط عمليات الوحدة الاقتصادية . إن تكامل وترابط العمليات التي تمارسها الوحدة الاقتصادية يعتبر أمرًا ضروريًا عند اتباع منهج النظم ، حيث أن تحقيق هدف الوحدة ككل يتطلب أن يكون هناك تعاونًا متبادلاً بين كافة العمليات مثل : الإنتاج ، البيع ، التخزين ، الشراء ، وبالتالي فإن أي معلومات يتطلب توفيرها لأية عملية يجب معرفة علاقاتها وارتباطاتها مع العملي ات الأخرى ،وهو ما يتطلب أخذه بنظر الاعتبار من قبل مصمم النظام.
5. السهولة والوضوح في النظام المصمم . عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ينبغي مراعاة السهولة في الاستخدام والوضوح في اللغة ، لكي يمكن تقبل النظام من قبل المستفيدين منه ، حيث أن عدم مراعاة ذلك يؤدي إلى إثارة اللبس بالنسبة للمستفيدين الذين ليس لديهم الخبرة الكافية في استخدام أي نظام للحواسيب ، الأمر الذي يؤدي إلى تخوفهم من استخدام النظام ، وفي حالة فرضه عليهم فانهم سوف يرجعون كل الأخطاء التي تحدث بسببهم إلى النظام الجديد عند تص ميمه ، إضافة إلى ذلك فإن النظام المعقد سوف يؤدي إلى إرهاق الأفراد القائمين على عمله ،وبما يؤدي إلى احتمال حدوث أخطاء كبيرة في عملية صياغة التقارير التي تسلب النظام المعقد خاصية إعطاء معلومات سليمة.
وعليه ، فإن الأمر يستلزم التبسيط والوضوح في تصميم نظام ا لمعلومات المحاسبية مع عدم الإخلال أو التقليل من الأهداف التي ينبغي تحقيقها ، فكلما خوطب المسؤولون بلغة قريبة من أسلوب تفكيرهم ووفقًا لاختصاصهم كلما أمكن خلق وعي محاسبي يستفاد منه في تف  هم عمل النظام ويستعان به في تطوير النظام القائم بأقل مجهود إداري ممكن.
6. المرونة .6ينبغي مراعاة مبدأ المرونة عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية بحيث تكون له القدرة على الوفاء بالاحتياجات التي تحصل نتيجة نم الوحدة الاقتصادية أو أحد أنشطتها خلال فترة زمنية يتم التكهن بها مستقب ً لا ، إضافة لما يمكن أن يحصل من تغييرات مختلفة في عمليات التخطيط والرقابة وفق ما تبغيه الوحدة الاقتصادية .
وبعد اخذ النقاط السابقة بنظر الاعتبار فإن العمل الأساسي لمصمم نظام المعلومات المحاسبية سوف ينصب في توضيح إجراءات عمل النظام وفق توفير مجموعة المقومات الأساسية التي يمكن أن يتكون منها نظام المعومات المحا س بية ، وذلك من خلال تصميم النماذج الخاصة بكل منها وكما يلي :-
أو ًلا. تصميم المجموعة المستندية . يمثل وجود المستندات نقطة البداية في عمل نظام المعلومات المحاسبية من حيث أنها تمثل الأساس المهم في توفير البيانات اللازمة لعمل النظام .
ويمكن لمصمم النظام أن يقو م بتصميم مجموعة المستندات اللازمة لوحدة الاقتصادية اعتمادًا على طبيعة نشاطها وطبيعة العمليات المالية والأحداث الاقتصادية التي تقوم بها ، حيث انه لا يوجد شكل محدد وموحد للمستندات التي يمكن تداولها في الوحدات الاقتصادية بصورة عامة، وانما هناك اختلافات كثيرة في نوعية وحجم البيانات التي يمكن أن تحتويها تلك المستندات .
وبصورة عامة يمكن أن يقوم مصمم نظام المعلومات المحاسبية بتصميم نوعين أساسيين من المستندات اللازمة لأداء العمل المحاسبي هما :
المستندات الثبوتية .1تحتوي المستندات الثبوتية على البيانات التي يؤيد من خلالها العمليات التي حدثت في الوحدة الاقتصادية بصورة فعلية وحقيقية ، وتعتبر مستندات مرافقة ومؤيدة للمستندات المحاسبية. . ومن أمثلة المستندات الثبوتية :قوائم الشراء (الخاصة بالمشتريات المختلف ة ) وقوائم البيع (الخاصة بالمبيعات المختلفة ) وعقود الإيجار (في حالة عمليات الاستئجار من الغير أو الإيجار إلى الغير ) وسندات الملكية الخاصة بالموجودات الثابتة مثل المباني والأراضي ، وكذلك السيارات ، وبوليصات التأمين والأوراق التجارية (بمختلف أنواعها).. الخ.
المستندات المحاسبية . .. وهي المستندات التي توضح طبيعة العمليات الم ح اسبية الخاصة بالأحداث الاقتصادية التي قامت بها الوحدة الاقتصادية ، وهي تفيد في توضيح كيفية المعالجة المحاسبية في السجلات والدفاتر المحاسبية.
وتصنف المستندات المحاسبية إلى الأنواع الرئيسية الآتية:
آ. مستند القبض : الذي ينظم في حالة استلام الوحدة الاقتصاد ية نقدية أو صكوك من الغير ، وهو بذلك يتعلق بالإيرادات التي يمكن أن تحصل عليها الوحدة الاقتصادية .
ب. مستند الصرف : الذي ينظم في حالة صرف الوحدة الاقتصادية نقدية أو صكوك إلى الغير ، وهو بذلك يتعلق بالمدفوعات التي يمكن أن تدفعها الوحدة الاقتصادية.
ج.مستند قيد اليومية : الذي ينظم التسوية النقدية التي تتطلب صرف مبلغ نقدي أو بموجب صك ولقبض مبلغ نقدي أو بصك .
ثانيًا: تصميم المجموعة الدفترية . تمثل المجموعة الدفترية الوعاء الذي يتم فيه تفريغ البيانات التي تحتويها المجموعة المستندية وما يمكن أن يتم عليها من عمليات وإجراءات محاسبية متعددة .
ولكي يقوم مصمم النظام بتحديد وتصميم المجموعة الدفترية فأن هناك مجموعة من الطرق التي يمكن أن يستخدم أحدها اعتمادًا على حجم الوحدة الاقتصادية وكمية البيانات المتولدة عن الأحداث الاقتصادية التي يمكن أن تحدث فيها ، وقد اتخذت هذه الطرق مسميات الدول التي استخدمتها لأول مرة وهي تتمثل بالآتي :-
1. الطريقة الأمريكية . وهي تعتمد على مسك دفتر واحد تسجل فيه كافة العمليات المالية وترحل إلى الحسابات المتأثرة بها أيضًا وذلك عن طريق تقسيم كل صفة من صفات الدفتر إلى قسمين يحتوي أحدهما على قيد اليو مية بينما يوضح القسم الأخر حقول الترحيل إلى الجانب المدين والدائن من الحسابات المتأثرة.
ويمكن القول أن الطريقة الأمريكية يمكن أن تستخدم في حالة المشاريع الفردية الصغيرة الحجم أو الوحدات الاقتصادية الخاصة مثل الجمعيات لتعاونية والنوادي نظرًا لمحدودية أحداثها الاقتصادية وبالتالي صغر حجم البيانات المتولدة عنها.
2. الطريقة الإيطالية . وهي تعتمد على مسك دفترين أحدهما لليومية العامة والأخر للأستاذ العام ، وهي غالبًا ما تستخدم في الوحدات الاقتصادية صغيرة الحجم.
3. الطريقة الإنكليزية . وهي تعتمد على ثلاثة أنواع من الدفاتر هي :
آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ... ج. دفتر أستاذ عام .
وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم حيث تعتمد عدد دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعدة على حجم العمليات التي تحدث الوحدات الاقتصادية.
4. الطريقة الفرنسية . وهي تعتمد على مسك أربعة أنواع من الدفاتر هي :
آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. دفتر يومية عامة ....ج. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ...د. دفتر أستاذ عام .
وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم وهي تختلف عن الطريقة الإنك ليزية في وجود دفتر يومية عامة يمكن أن يستفاد منه في الوصول إلى الاجماليات الخاصة والأقسام أو الفروع التي يمكن أن تفيد في معرفة بعض البيانات الخاصة بتلك الأقسام أو الفروع.
ويمكن القول انه بصورة عامة يمكن لمصمم نظام المعلومات المحاسبية أن يقوم بتصميم الصنفين الرئيسيين الآتيين ضمن المجموعة الدفترية وهما :
1. الدفاتر القانونية . وهي مجموعة الدفاتر التي يوجب قانون الشركات ضرورة إمساكها في الوحدات الاقتصادية.
وقد نص قانون التجارة العراقي رقم ( 30 ) لسنة 1984 على وجوب مسك الآتي:
آ. دفتر اليومية ، الذي تقيد فيه تفص ي ً لا ويومًا بيوم جميع العمليات التجارية التي تقوم بها
الوحدة الاقتصادية .
ب. دفاتر اليومية المساعدة ، التي يقيد فيها تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات التجارية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية .
ج. دفتر الأستاذ ، الذي ترحل أليه كافة القيود التي تم تسجيلها في دفاتر اليومية .
2. الدفاتر والسجلات العرفية . وهي كافة الدفاتر والسجلات التي جرى العرف على إمساكها ن قبل الوحدات الاقتصادية ، وهي تختلف من وحدة اقتصادية لأخرى اعتمادًا على طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية وحجمها وطبيعة النظام المحاسبي المستخ د م في تنظيم حساباتها، ومن أمثلتها السجلات الإحصائية وأراق العمل ، وكما يأتي :
آ. السجلات الإحصائية : التي تسجل فيها جميع البيانات الإضافية التي تعتبر لازمة لتوضيح أو تحليل العمليات التي قامت بها الوحدة الاقتصادية وبما يمكن أن يساهم في خدمة الجهات التي قد تح تاج إليها ، أن تشمل هذه لسجلات على إحصائيات وحدات المبيعات والمشتريات وتحليلها حسب الأسواق أو العملاء أو وكلاء البيع ، والفترات
ب. أوراق العمل : التي تمثل مرافقات لمجموعة المستندات ومن أمثلتها :
- قوائم الرواتب والأجور . -ورق عمل التسويات وتعديل الأخطاء الحسابية والمحاسبية . -ورقة عمل احتساب الاندثارات السنوية . -ورقة عمل تقييم بضاعة آخر المدة ...
-ورقة عمل احتساب مبلغ الضريبة المستحقة على الوحدة الاقتصادية ... -ورقة عمل احتساب أقساط التأمين المستحقة ....
-ورقة عمل توزيع مقسوم الأرباح إلى المساهمين . -ورقة عمل تحديد البضاعة الراكدة أو التالفة في المخازن . -أشرطة الحسابات التي تتضمن المبيعات النقدية اليومية ...
-كشوفات الإنتاج اليومية أو الأسبوعية . -كشوفات الصادر المخزني الأسبوعية أو الشهرية . -قوائم الجرد . --مطابقات كشف البنك .
ويفيد استخدام أوراق العمل في تحقيق الآتي :
آ. تقليص عدد المستندات المس تخدمة ، فبد ً لا من تحرير مستند براتب كل موظف يجري إعداد مستند واحد شهري براتب جميع الموظفين .
ب. تساعد في تحليل البيانات المحاسبية والمالية ، مثل تحليل المبيعات حسب المناطق الجغرافية أو حسب العملاء مما يساعد في اتخاذ القرارات المختلفة .
ج. تلخيص عدد من الب يانات التي لا يمكن احتوائها في المستند لصغر حجمه ، مثلا إثبات أرقام قوائم الكهرباء أو الهاتف المدفوعة والمدة التي تخصها ومبلغ كل منها .
د. تعتبر كدليل إثبات إضافي يعزز المستندات الأصلية .
B]ثالثاً: تصميم دليل الحسابات .[/b] يمثل دليل الحسابات أداة مهمة لتسهيل أداء العمل المحاسبي في الحدة الاقتصادية من خلال ما يمكن أن يتضمنه من أسماء محددة لحسابات التي يمكن أن تتأثر بها أحداث الوحدة الاقتصادية والرموز أو الأرقام التي تعطى لها ، إضافة إلى أن دليل الحسابات يمكن أن يتضمن شرطًا موضحًا لكيفية إجراء بعض العمليات المح اسبية أو لكيفية استخدام بعض الوحدات المحاسبية المختلفة .
ولغرض تصميم دليل الحسابات ينبغي على المصمم القيام بالآتي:
- تحديد كافة الحسابات التي يمنك أن تتأثر بها عمليات الوحدة الاقتصادية وتوحيد مسمياتها وتبويبها وفق مجموعات متجانسة يمنك أن تحقق الأهداف المرجوة منها ...
- توضيح مفاهيم الحسابات بصورة لا تقبل اللبس أو الغموض عند استخدامها في معالجة البيانات .
.- الأخذ بنظر الاعتبار عامل المرونة في استيعاب أية حسابات إضافية يمكن أن تحتاج إليها الوحدة الاقتصادية في المستقبل لكي لا يتطلب ذلك إعادة النظر في عملية تصميم الدليل أو خلق مشكلات عمل النظام ككل .
رابعًا: تصميم مجموعة التقارير والقوائم المالية . يقوم مصمم النظام المعلومات المحاسبة بتصميم مجموعة التقارير الخاصة بالنشاط الداخلي للوحدة الاقتصادية ومجموعة القوائم المالية الخاصة بالنشاط العام لها كما يلي:
1. مجموعة التقار ير الداخلية : وهي تشمل كافة التقارير المتعلقة بالنشاطات الداخلية التي تتعلق بالعمليات التشغيلية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية من خلال كافة المستويات الإدارية التي يمكن أن تتواجد ضمن هيكلها التنظيمي وتختلف هذه
آ. تقارير التشغيل اليومية : التي يقدم بصورة يومية إلى ملاحظي العمال وتهدف إلى بيان الانحرافات وتحليلها وبيان كيفية معالجتها من المصدر .
ب.تقارير التشغيل الترخيصية : التي تقدم صورة أسبوعية إلى رؤساء الأقسام وتهدف إلى ترخيص بيان انحرافات الواردة بتقارير التشغيل واستخدام النسب المئوية لشرحها واقتراحات كيفية معالجتها.
ج. .تقارير بيانية وإحصائية : التي تقدم بصورة شهرية إلى مديري الإدارات وتهدف إلى 􀑧
توضيح البيانات المتعلقة بكفاءة الأداء (الفعلية والمخططة) وبيانات عن اتجاهات النشاط في الوحدة الاقتصادية ، وتحميل الانحرافات واقتراحات في حلها وبيانات عن التنبؤ بالنشاط للمدة المقبلة .
د. تقارير مالية : التي تقدم بصورة ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية إلى الإدارة العليا وتهدف إلى تقديم بيانات عن المركز المالي المخطط والفعلي وبيانات عن نتائج الأعمال المخططة والفعلية وبيانات عن التحليل المالي للقوائم المالية وبيانات عن خطط وسياسات الوحدة الاقتصادية في المستقبل ومصادر تمويلها .
ومن خلال ما تقدم يمكن توضيح أهمية إعداد التقارير الداخلية كما يلي :
- لقياس تكلفة الأنشطة المختلفة والتي تقوم بها الوحدة الاقتصادية ....- تحديد الكفاءة النسبية لكل قسم من الأقسام ولكل مرحلة من المراحل ولإنتاج منتج معين .
لقياس الكلفة الإنتاجية وربحية أعمال الوحدة .... - لتقييم مستوى الأداء للأفراد لمسؤولين بالوحدة ومدى وفائهم بمسؤولياتهم المحددة لهم مقدمًا .
- لتقرير ما هي السياسات والإجراءات الإدارية الجديدة اللازمة للوصول إلى أهداف الوحدة... - لتقييم أنظمة الرقابة للوحدة -
- للرقابة على عمليات الوحدة الاقتصادية ولإدخال التعديلات الضرورية اللازمة في طرق الإنتاج ولاتخاذ القرارات المالية والإنتاجية على أساس سليم .
.- للمساعدة في وضع خطط للمستقبل والموازنات الخاصة بأنشطة الوحدة الاقتصادية. .8
2. مجموعة القوائم المالية: وهي تشمل كافة القوائم التي تقدم في نهاية الفترة المالية إلى مجموعة المستخدمين من خارج الوحدة الاقتصادية للاستفادة منها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالوحدة الاقتصادية .
وهناك ثلاث قوائم أساسية يتطلب إعدادها من قبل نظام المعلومات المحاسبة كأي وحدة اقتصادية هي :
أ. قائمة الدخل : التي تهدف إلى تحديد نتيجة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية (من ربح أو خسار ة) خلال الفترة المالية وبذلك فهي تحتوي على كافة عناصر الإيرادات وكافة عناصر المصروفات التي تأثرت بالنشاط العام للوحدة الاقتصادية .
ب. قائمة المركز المالي : التي تهدف إلى توضيح ممتلكات الوحدة الاقت ص ادية (موجوداتها) والتزاماتها تجاه الغير (الدائنين والمقرضين والمالكين أو المساهمين ) ، وعليه فهي تحتوي على كافة عناصر الموجودات (المتداولة) والأخرى الثابتة وكافة عناصر المطلوبات (المتداولة والطويلة الآجل والأخرى ) إضافة إلى حقوق الملكية (رأس المال واحتياجات والأرباح المحتجزة) .
ج. قائمة التدفقات النقدية : التي تهدف إلى توضيح أثار وتغير في عنصر النقدية (وشبه النقدية) والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة لكل نشاط من الأنشطة الأساسية التي قامت
الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره
بعد الانتهاء من عملية تصميم النظام الجديد يقوم مصمم النظام بتطبيق واختبار الإجراءات الجديدة للتأكد من تحقيق أهداف المرسومة لها من أي صعوبات أو عقبات جوهرية وتتضمن عملية تطبيق النظام المصمم الجديد ضرورة القيام بمجموعة من الأنشطة الفرعية المتكاملة التي تشمل الآتي:
وضع خطة تطبيق .1حيث أن الانتقال إلى مرحلة التطبيق يتطلب وجود خطة عملية واقعية تتضمن جدول بالأنشطة والموارد والمستلزمات المطلوب توفيرها لضمان سلامة ا لتطبيق ولكي يتم الانتهاء من هذه المرحلة ضمن الجدول الأمني لها .
وتتضمن خطة التطبيق خلاصة بمواصفات نظام ونضمه ومكوناته وبرنامج شامل لتدريب الكادر الفني والإداري للنظام أو للمستفيدين بصورة عامة بالإضافة إلى أنشطة جوهرية ذات صلة بنيوية لتطبيق نظام المعلومات م ثل البرمجة وتهيئة ونصب الأجهزة والمعدات للنظام ولشبكة الاتصال فيه .
2. نصب الأجهزة والمعدات اللازمة . حيث يقوم مصمم النظام بتجديد الأجهزة والمعدات اللازمة لعمل النظام الجديد وشراء الجديد منها في حالة عدم توفره في الوحدة الاقتصادية أو استبدال البعض الأخر وحسب متطلبات عمل النظام الجديدة إضافة إلى تهيئة الأماكن لنصب الأجهزة والمعدات ومستلزماتها من حيث التأثيث والتأكيد من السلامة الأمنية والتهوية والرطوبة المطلوبة .
وفي حالة استخدام الحاسبات الإلكترونية فأن الأمر مصمم النظام تهيئة الأجهزة اللازمة من الحاسبات الإلكترونية وملحقاتها والبرامجيات الواجب تحملها أو إعداد البرامج الخاصة بالإجراءات اللازمة لعمل النظام الجديدة (بمساعدة المتخصصين والفنيين ذوي العلاقة) ومن ثم التأكد من سلامة التشغيل والأسس اللازمة لذلك .
وبعد أن يتم التأكد من وضع خطة التطبيق ونصب الأجهزة والمعدات اللازمة يقوم مصمم النظام بعملية الاختبار للنظام الجديد من خلال تشغيله بصورة تجريبية للتأكد من نوعية الأداء العام للنظام ومعرفة درجة ونوعية استجابة النظام لحاجات ومتطلبات المستفيدين ، حيث يتم من خلال هذه العملية معرفة مدى تلبية النظام للأهداف المرسومة له والتأكد من تجاوز وحل المشكلات والاختناقات التي كانت موجودة في النظام القديم وكذلك مدى تطابق النتائج مع الاحتياجات الأساسية